GmbH oder UG gründen – welche Rechtsform ist die richtige Wahl?

Die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist in Deutschland eine der beliebtesten Rechtsformen für Unternehmen. Es handelt sich um eine juristische Person mit eigener Rechtspersönlichkeit (§ 13 Abs. 1 GmbHG). Die GmbH kann selbst Verträge schließen, klagen und verklagt werden und Eigentum besitzen. Charakteristisch für die GmbH ist die Haftungsbeschränkung – das bedeutet, dass für Verbindlichkeiten der Gesellschaft den Gläubigern in der Regel nur die Gesellschaft haftet (§ 13 Abs. 2 GmbHG). Die Gesellschafter selbst haften nicht mit ihrem Privatvermögen.

Der Gründungsprozess von GmbH und UG ist sehr ähnlich; insbesondere wird ein Notartermin erforderlich (siehe unten). Die meisten haben auch schon einmal davon gehört, dass die Gesellschafter in die GmbH mindestens EUR 25.000,00 einzahlen müssen. Ob dies wirklich so absolut gilt, klären wir ebenfalls unten.

Was ist eine UG (haftungsbeschränkt)?

Die UG ist eine Sonderform der GmbH und wurde zum 1.11.2008 als “Mini-GmbH” in das GmbH-Gesetz eingeführt. Hintergrund war, dass damals insbesondere Limiteds („Ltd.“) auch für in Deutschland tätige Unternehmen als eine attraktive Rechtsform galten. Diese wurden typischerweise mit einem Stammkapital von 1 Pfund gegründet.

Praktisch gesehen ist die UG keine völlig eigene Rechtsform, sondern eine GmbH mit einigen Sonderregeln nach § 5a GmbHG. Der entscheidende Unterschied zur klassischen GmbH ist das deutlich geringere Mindeststammkapital: Eine UG kann bereits mit EUR 1 Stammkapital gegründet werden. Dadurch soll Gründern ohne großes finanzielles Polster der Einstieg in die Rechtsform der Kapitalgesellschaft ermöglicht werden.

Wie die GmbH bietet auch die UG die Haftungsbeschränkung und unterliegt weitgehend den gleichen Pflichten und Vorschriften (Handelsregistereintragung, Buchführungspflicht, Körperschaftsteuer etc.). Allerdings gelten für die UG einige besondere Auflagen: So sind Sacheinlagen bei Gründung nicht zulässig und das vereinbarte Kapital muss voll eingezahlt werden. Dies dürfte bei einem Stammkapital von EUR 1 wohl zu verkraften sein. Zudem muss die UG jährlich einen Teil ihres Gewinns als gesetzliche Rücklage einbehalten (dazu unten mehr). Im Geschäftsverkehr muss die Firmenbezeichnung den Rechtsformzusatz “UG (haftungsbeschränkt)” tragen, um die Haftungsbeschränkung kenntlich zu machen.

Zusammengefasst ist die UG als kapitalschonende Einstiegsform der GmbH gedacht. Sie soll sich vor allem für Gründer eignen, die mit wenig Startkapital auskommen müssen, aber trotzdem von der Haftungsbegrenzung profitieren wollen. Langfristig ist oft geplant, die UG durch Ansparen von Kapital in eine volle GmbH umzuwandeln, sobald genug Eigenkapital aufgebaut wurde. Der Name des Unternehmens (Firma) darf jedoch beibehalten werden (§ 5a Abs. 5 GmbHG).

Haftung: Wie „sicher“ sind GmbH und UG?

Sowohl die GmbH als auch die UG bieten den Gesellschaftern grundsätzlich eine Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Das bedeutet, dass für Schulden der Gesellschaft grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen haftet, nicht das Privatvermögen der Gesellschafter. Dieses Prinzip schützt Sie als Unternehmer davor, bei geschäftlichen Misserfolgen mit Ihrem persönlichen Vermögen zu haften. Dies ist ein gewichtiger Unterschied gegenüber dem Einzelunternehmen, der Gesellschaft bürgerlichen Rechts („GbR“) oder der offenen Handelsgesellschaft („OHG“), bei denen die Gesellschafter grundsätzlich mit ihrem Privatvermögen für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haften. Wer also bspw. bisher allein (Einzelunternehmen) oder in einer GbR tätig war, kann durch die Gründung einer GmbH oder UG sein persönliches Haftungsrisiko deutlich reduzieren.

Wichtig ist jedoch: Die Haftungsbeschränkung ist nicht absolut. In bestimmten Fällen greifen Haftungsdurchbrechungen, die sowohl für die GmbH als auch die UG gelten. Insbesondere Geschäftsführer können bei gewissen (groben) Pflichtverletzungen stets persönlich (d.h. mit ihrem Privatvermögen) haften. Und typischerweise sind Sie als Gründer:in eines Start-ups gerade nicht nur Gesellschafter:in, sondern auch Geschäftsführerin dieser Kapitalgesellschaft. Besonders möchten wir hier auf die Insolvenzantragspflicht der Geschäftsführer gemäß § 15a Abs. 1 InsO hinweisen (Stichwort: Insolvenzverschleppung). Gerade für eine UG wird häufiger diskutiert, dass diese von Tag 1 an bilanziell überschuldet sei. Dass ein Unternehmer – gerade als Geschäftsführer – sich der finanziellen Lage seines Unternehmens stets bewusst sein müsste, sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

Auch wenn Gesellschafter private Bürgschaften für Kredite oder sonstige Verbindlichkeiten der Gesellschaft abgeben, haften sie natürlich persönlich. Je kapitalärmer die Gesellschaft ausgestattet ist, desto eher dürften Banken oder Vermieter persönliche Sicherheiten der Gesellschafter verlangen.

Fazit zur Haftung: Beide Formen – GmbH wie UG – schützen vor der alltäglichen persönlichen Haftung für betriebliche Verbindlichkeiten. Dennoch müssen sich Geschäftsführer beider Gesellschaftsformen ihrer Verantwortung bewusst sein. Besonders bei einer UG mit sehr geringem Startkapital ist die Gefahr, in eine Überschuldung oder Insolvenz zu geraten, höher – wer dann zögert oder Fehler macht, läuft Gefahr, persönlich zu haften. Mit solider Planung und rechtzeitiger Reaktion in Krisenfällen lässt sich dieses Risiko jedoch minimieren.

Mindestkapital und Kapitalaufbringung

Ein zentraler Unterschied zwischen GmbH und UG liegt im erforderlichen Stammkapital für die Gründung.

GmbH – EUR 25.000 Stammkapital: Für die Gründung einer klassischen GmbH schreibt das Gesetz ein Mindeststammkapital von EUR 25.000 vor. Dieser Betrag muss im Gesellschaftsvertrag als Stammkapital festgelegt werden. Allerdings verlangt das Gesetz nicht, dass die vollen EUR 25.000 sofort in bar vorliegen müssen oder auf das Geschäftskonto zu zahlen sind. Es genügt zur Eintragung ins Handelsregister, dass mindestens die Hälfte, also EUR 12.500, eingezahlt ist (§ 7 Abs. 2 S. 2 GmbHG). Allerdings werden die Gesellschafter auch nicht von der Einzahlung der verbleibenden Stammeinlage frei. Im Falle der Insolvenz der Gesellschaft wird der Insolvenzverwalter diesen Anspruch gegen die Gesellschafter geltend machen.

Natürlich kann die Stammeinlage auch durch Sacheinlage (z.B. durch Einlage von Kraftfahrzeugen oder sonstigen Aktiva) erfolgen. Auf die Besonderheiten der Sacheinlage soll in einem anderen Beitrag eingegangen werden.

Nicht vergessen – bzw. besonders betont – werden muss, dass das eingezahlte Kapital nach der Gründung dem Unternehmen zur Verfügung steht (z.B. auf dem Geschäftskonto) und für Geschäftszwecke verwendet werden kann. Es handelt sich also nicht um eine Gebühr, sondern um Eigenkapital der Gesellschaft, mit dem sie arbeiten kann. Ebenso wenig muss die gezahlte Einlage auf dem Bankkonto liegen bleiben. Dieser Gesichtspunkt dürfte die Frage UG/GmbH für viele Gründer:innen entschärfen.

UG – Mindestens EUR 1 Stammkapital: Als Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) genügt ein Mindestkapital von EUR 1. Allerdings muss bei der UG das im Gesellschaftsvertrag festgelegte Kapital vollständig eingezahlt werden, bevor sie ins Handelsregister eingetragen wird. Es gibt hier keine 50 %-Regel (§ 7 Abs. 2 S. 2 GmbHG) wie bei der GmbH – eine UG mit EUR 5.000 Stammkapital erfordert beispielsweise, dass diese EUR 5.000 zu 100 % bei Gründung eingebracht werden. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass Sachgründungen bei der UG nicht zulässig sind (§ 5a Abs. 2 S. 2 GmbHG). Man kann also nicht Maschinen oder Fahrzeuge als Einlage verwenden, sondern nur Bargeld (Geldeinlagen) einbringen. In der Praxis wird häufig ein kleines Stammkapital gewählt, wenn die Gründer nicht mehr liquide Mittel aufbringen können. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Ist das Stammkapital zu niedrig bemessen, fehlt der Gesellschaft von Anfang an finanziellem Spielraum. Fixkosten wie Miete, Gehälter oder Wareneinkauf können dann schnell Insolvenztatbestände begründen. Zwar genügt rechtlich ein Stammkapital von EUR 1, doch praktisch empfiehlt es sich, eine UG mit einem höheren Betrag auszustatten, damit das Unternehmen handlungsfähig bleibt. Ein höheres Stammkapital schafft zudem mehr Vertrauen bei Geschäftspartnern.

Gründungsaufwand und -kosten

Die Schritte zur Gründung sind bei GmbH und UG in vielerlei Hinsicht vergleichbar, und unterscheidet sich auch kostentechnisch nur geringfügig.

Notartermin und Handelsregister: Sowohl die GmbH als auch die UG erfordern einen notariellen Gründungsakt. Der Gesellschaftsvertrag (auch Satzung genannt) muss notariell beurkundet werden. Auch zur Geschäftsführerbestellung benötigt es den Notar. Anschließend meldet der Notar die Gesellschaft zur Eintragung im Handelsregister an.

Die Gründungskosten einer UG können niedriger sein als die einer GmbH. Kosteneffizient ist die Verwendung des Musterprotokolls. Dieses kann hier abgerufen werden. Die Frage, ob das Musterprotokoll oder ein individueller Gesellschaftsvertrag verwendet werden sollen, ist allerdings kein taugliches Unterscheidungskriterium zwischen GmbH und UG. Das Musterprotokoll kann für beide Gesellschaften verwendet werden. Das Musterprotokoll umfasst Satzung, Geschäftsführerbestellung und gilt zugleich als Gesellschafterliste.

Dennoch dürfte als Leitlinie bei der Frage individueller Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll gelten: Solange nur ein Gesellschafter vorhanden ist, dürfte zu Beginn die Satzung des Musterprotokolls genügen. Als alleiniger Gesellschafter kann er diese auch jederzeit ändern. Sobald zwei oder mehrere Personen Gesellschafter werden sollen, ist eine unter anwaltlicher Beratung erstellte, individuelle Satzung anzuraten. In diesem können sodann etwaige zukünftige Konfliktfälle (besondere Gesellschafterrechte, Gewinnverteilung) geregelt werden. Ein erfahrener Gesellschaftsrechtler kennt die typischen Problempunkte und wird diese mit Ihnen besprechen. Selbstverständlich kann die Satzung des Musterprotokolls auch bei mehreren Gesellschaftern geändert werden. Allerdings bedarf die Satzungsänderung vorbehaltlich abweichender Regelungen einer ¾-Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Sobald ordentlich Substanz in dem Unternehmen liegt, ist es für jeden Gesellschafter schwieriger, neue und für ihn nachteilige Satzungsklauseln zu akzeptieren.

Reputation und Kreditwürdigkeit

Ein viel diskutierter Unterschied zwischen UG und GmbH ist die Wirkung nach außen – also das Image der Gesellschaft bei Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und Banken.

Im Geschäftsleben gilt eine gut kapitalisierte Firma als stabiler und vertrauenswürdiger. Eine GmbH mit EUR 25.000 Stammkapital im Rücken vermittelt daher eine höhere Bonität als eine UG, die vielleicht nur mit EUR 1 oder wenigen hundert Euro gestartet wurde. Banken bewerten Unternehmen mit größerem Eigenkapital als kreditwürdiger, weil im Ernstfall mehr Substanz da ist. Andererseits verlassen sich Banken bei der Kreditvergabe nicht lediglich auf die Höhe des Stammkapitals. Eine GmbH, welche die EUR 25.000 ohne Aktivtausch „verbraucht“ hat, dürfte ohne weitere Kapitalzuflüsse auch nicht als besonders kreditwürdig erscheinen. Anders könnte dies bereits für solche Geschäftspartner gelten, welche typischerweise keinen so genauen Einblick in die aktuelle Finanzlage des Unternehmens erhalten. Insoweit sollte die GmbH als verlässlicher gelten. Daher dürften Lieferanten einer GmbH eher großzügigere Zahlungsziele einräumen, während sie bei einer UG mit wenig Stammkapital möglicherweise eher auf Vorkasse oder Sicherheiten bestehen. Kurz gesagt, Sie sind als Inhaber einer GmbH oftmals angesehener und können bessere Konditionen aushandeln. Auch für viele Start-up-Investoren wird es zumindest Fragen aufwerfen, weshalb sie nicht in eine GmbH investieren können. Im Vergleich steht man mit einer UG in diesen Bereichen tendenziell im Nachteil. Selbstverständlich ist dies akut branchenabhängig. Gerade wenn es eher „um die Person dahinter“ geht, kann die Rechtsform des formalen Vertragspartners wohl weniger Bedeutung zugemessen werden. So dürfte es dem Veranstalter einer Konferenz weniger wichtig sein, ob er einen Key-Note-Speaker durch Vertrag mit dessen GmbH oder dessen UG für die Veranstaltung gewinnt.

Für die meisten Geschäftsbereiche dürfte der Auftritt als GmbH regelmäßig eine positivere Wahrnehmung und erhöhte Seriosität vermitteln. Diese Signalwirkung sollte nicht unterschätzt werden.

Gewinnausschüttung und Rücklage

Wenn das Unternehmen Gewinne erwirtschaftet, stellt sich die Frage, was damit geschieht. Hier gibt es eine wichtige Besonderheit bei der UG im Vergleich zur GmbH.

Freie Gewinnverwendung bei der GmbH: In der GmbH können die Gesellschafter grundsätzlich frei entscheiden, wie ein erzielter Jahresgewinn verwendet wird. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, einen bestimmten Anteil im Unternehmen zu belassen. Die Gewinne können vollständig an die Gesellschafter ausgeschüttet werden (nach Abzug von Steuern), sofern die gesetzlichen Kapitalerhaltungsregeln eingehalten werden. Natürlich kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, auch in der GmbH Gewinne teilweise im Unternehmen zu belassen, um Rücklagen zu bilden oder zu reinvestieren – eine strikte Vorgabe gibt es hierfür aber nicht. Theoretisch dürfte sich ein GmbH-Gesellschafter also den gesamten Gewinn als Dividende auszahlen, solange dadurch keine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit entsteht.

25 %-Rücklage bei der UG: Bei der UG (haftungsbeschränkt) schreibt § 5a Abs. 3 GmbHG jedoch vor, dass jedes Jahr 25 % des (um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten) Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen sind, solange das Stammkapital der UG unter EUR 25.000 liegt. Dieser einbehaltene Gewinn darf nicht für beliebige Zwecke entnommen werden, sondern dient dem Kapitalaufbau der Gesellschaft. Konkret: Macht die UG Gewinn, dürfen nur 75 % dieses Gewinns maximal ausgeschüttet werden; 25 % müssen im Unternehmen verbleiben. Diese Rücklagenbildungspflicht soll dafür sorgen, dass die UG nach und nach ihr Kapitalpolster vergrößert und mittelfristig die Schwelle zur GmbH erreicht. Die angesparte Rücklage darf laut Gesetz ausschließlich dazu genutzt werden, entweder das Stammkapital formell zu erhöhen (durch Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln) oder eventuelle Verluste auszugleichen. Sie steht also nicht frei zur Verfügung für Investitionen oder Ausgaben außerhalb dieser Zwecke.

Praktisch bedeutet das für UG-Gesellschafter: Sie können sich nicht den gesamten Gewinn auszahlen, auch wenn das Geschäftsjahr sehr erfolgreich war – ein Viertel bleibt blockiert in der Firma, bis genügend Kapital für eine Umwandlung vorhanden ist. Diese Pflicht kann für Gründer, die schnell Erträge entnehmen möchten, als Nachteil empfunden werden. Auf der anderen Seite stärkt sie die Substanz der UG kontinuierlich, was ja in Ihrem eigenen Interesse als Unternehmer liegt. Achtung: Die Rücklagenpflicht endet nicht automatisch, sobald die Rücklagen + Stammkapital 25.000 € ergeben, sondern erst, wenn die Gesellschafter tatsächlich beschließen, das Stammkapital auf mindestens 25.000 € zu erhöhen. Dieser Kapitalerhöhungsbeschluss bedarf eines notariell beglaubigten Gesellschafterbeschlusses. Man muss also aktiv den Schritt zum Notar machen und die UG zu einer GmbH „aufstocken“. Bis dahin ist weiterhin Jahr für Jahr 1/4 des Gewinns zu reservieren – selbst wenn faktisch schon EUR 25.000 oder mehr im Eigenkapital stehen.

„Umwandlung“ zur GmbH: Sobald die UG genug erwirtschaftet hat, können die Gesellschafter beschließen, das Stammkapital aus den angesammelten Rücklagen auf EUR 25.000 oder mehr zu erhöhen und damit die Rechtsform in eine GmbH zu ändern. In der Praxis wird dieser Schritt häufig vollzogen, wenn die Schwelle erreicht ist. Nach der Eintragung firmiert die UG dann als normale GmbH, und vor allem: Die lästige 25%-Thesaurierungspflicht entfällt ab diesem Zeitpunkt. Ab dann können Gewinne wie bei jeder GmbH frei ausgeschüttet oder verwendet werden. Außerdem darf man natürlich den Namenszusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ in “GmbH” ändern; zwingend ist dies nicht.

Laufende Pflichten: Buchführung und Steuern

Wer eine Kapitalgesellschaft gründet – egal ob GmbH oder UG – muss sich auf umfangreiche laufende Pflichten einstellen. Wichtig ist: In Bezug auf Buchführung und Steuern gibt es keine Unterschiede zwischen GmbH und UG, da die UG gesetzlich der GmbH gleichgestellt ist (bis auf die oben genannten Sonderregeln).

Fazit: Für wen eignet sich die UG und für wen die GmbH?

Nachdem wir die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten beleuchtet haben, stellt sich die entscheidende Frage: Welche Gesellschaftsform passt in welcher Situation besser? Die Antwort hängt vor allem von Ihren finanziellen Mitteln, Ihren Geschäftsplänen und Prioritäten ab. Hier einige Leitgedanken als Fazit:

Die UG (haftungsbeschränkt) eignet sich besonders, wenn…

• … wenig Startkapital zur Verfügung steht. Wenn Sie nicht genug Stammkapital aufbringen können oder wollen, ist die UG der pragmatische Weg, dennoch mit einer Kapitalgesellschaft zu starten. Selbst mit ein paar hundert oder ein paar tausend Euro können Sie beginnen und Schritt für Schritt das Unternehmen aufbauen. Ihr persönliches Risiko bleibt von Anfang an beschränkt.

• … die persönliche Haftung ausgeschlossen werden soll, aber das Geschäftsrisiko überschaubar ist. Solange Ihr Unternehmen klein ist und keine riesigen Kredite benötigt, können Sie mit der UG die Haftung begrenzen und trotzdem das niedrige Kapital verkraften. Im schlimmsten Fall geht eben nur dieses kleine Stammkapital verloren, nicht Ihr privates Haus. Beachten Sie aber, dass Geschäftspartner eventuell auf persönliche Garantien drängen, wenn es um größere Summen geht.

• … Sie langfristig eine GmbH anstreben, aber in Etappen vorgehen möchten. Die UG kann als Einstiegsmodell dienen: Zunächst mit kleinem Kapital gründen, Markt erproben, Gewinne thesaurieren – und sobald die EUR 25.000 angespart sind, wird die UG in eine GmbH umgewandelt. Auf diesem Weg vereinen Sie nach und nach das Beste aus beiden Welten: erst geringe Hürden und Kosten, später volle Reputation einer GmbH. Viele Gründer berichten, dass dies ein gangbarer Weg ist, sofern man mit den Einschränkungen der UG in den ersten Jahren leben kann.

Die GmbH eignet sich besonders, wenn…

• … bereits ausreichend Startkapital vorhanden ist. Wer EUR 25.000 (oder zumindest EUR 12.500) zur Verfügung hat, kann mit einer GmbH direkt loslegen. In diesem Fall bringt die UG keine wirklichen Vorteile. Mit der GmbH nutzen Sie das Kapital effizient im Unternehmen und müssen keine jährlichen 25 % in die gesetzliche Rücklage einzahlen.

• … das Geschäftsmodell ein hohes Vertrauen erfordert. Wenn Sie auf Kredite angewiesen sind, große Projekte mit Vorausleistungen stemmen müssen oder mit konservativen Geschäftspartnern arbeiten, dann vermittelt eine GmbH deutlich mehr Sicherheit und Professionalität. Sie umgehen so eventuelle Vorbehalte, die bei einer UG entstehen könnten, und haben es einfacher bei Verhandlungen um Kreditlinien oder Zahlungsfristen. Eine GmbH ist vielfach gesellschaftsfähiger – beispielsweise werden bestimmte Ausschreibungen oder Verträge lieber an GmbHs vergeben.

• … Sie die volle Flexibilität schätzen. In der GmbH können Sie frei über die Gewinne verfügen, Sie können bei Bedarf auch einmal Kapital entnehmen ohne gesetzliche Einschränkungen.